Veri sorumlusu. Klivance, ALFA 4N SAN. TİC. LTD. ŞTİ. ("ALFA 4N", "Şirket", "biz") tarafından sunulan bir klinik karar-destek hizmetidir. 6698 sayılı KVKK kapsamında veri sorumlusu ALFA 4N'dir. VKN: 0510246142 · Adres: Hamdibey Mah. İstiklal Cad. No: 143 İç Kapı No: 2, Biga / Çanakkale · İletişim: info@klivance.com, muhasebe@alfa4n.com · KEP: alfa4n@hs01.kep.tr. Bu metin, hangi kişisel verilerinizi hangi amaçla işlediğimizi KVKK m.10 uyarınca açıklar.
Hangi verileri işleriz
- Hesap verisi: ad-soyad, e-posta, cep telefonu numarası (hesap güvenliği ve gerektiğinde sizinle iletişim; ileride SMS doğrulaması için kullanılabilir), doğum tarihi (hesabın yetişkin bir sağlık meslek mensubuna ait olduğunun beyanı; hesap güvenliği ve kötüye kullanımın önlenmesi), ülke ve şehir beyanı (hizmetin sunulduğu bölgeyi ve mevzuatı belirlemek, hekim topluluğunu tanımak), akademik unvan ve branş beyanı, şifrenizin geri döndürülemez özeti (Argon2id). Şifreniz düz metin olarak saklanmaz. Hesap açılışında verdiğiniz iki onay (kullanım koşulları ve sorumluluk reddi; bu aydınlatma metni) tarih ve IP bilgisiyle kayıt altına alınır. Daha önce açılmış hesaplarda, o tarihte yürürlükte olan üçüncü bir onay (hasta kimliği girmeme taahhüdü) da kayıtlıdır ve ispat amacıyla korunur. Hizmetin kullanımına ilişkin bilgilendirme e-postaları göndeririz; her birinde yer alan bağlantıyla bu e-postaları almayı tek tıkla bırakabilirsiniz. Talebinizi yerine getirebilmek ve gerektiğinde ispatlayabilmek için ret tarihiniz hesabınızda kayıt altına alınır (6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun kapsamındaki yükümlülüğümüz; KVKK m.5/2-ç). E-posta doğrulaması, parola sıfırlama ve ödeme makbuzu gibi zorunlu işlemsel e-postalar bu ret kapsamı dışındadır ve gönderilmeye devam eder.
- Kullanım verisi: sorduğunuz klinik sorular, ürettiğimiz yanıtlar, sohbet geçmişi ve — kaydetmeyi seçtiyseniz — hasta defterinizde tuttuğunuz klinik notlar (kronik durum, ilaç, ziyaret geçmişi). Hasta defterine hastanızın gerçek adını girebilirsiniz; dilerseniz takma kod kullanmaya devam edebilirsiniz. Gerçek ad girdiğinizde bu kayıtlar kimliği belirli bir kişiye ait sağlık verisi — KVKK m.6 anlamında özel nitelikli kişisel veri — hâline gelir ve aşağıdaki "Kişisel verilerin aktarımı" bölümünde açıklandığı gibi işlenir. Hastanıza ait veriyi Klivance'a girme kararı ve bunun hastanızla olan aydınlatma/rıza ilişkisi hekim olarak size aittir.
- Araç kullanım kaydı: giriş yaptıktan sonra ücretsiz araçlarımızı (ilaç etkileşim taraması, böbrek doz kontrolü, SGK ödeme listesi durumu, ilaç/kaynak araması) kullandığınızda; hangi aracı ne zaman kullandığınız ve o aramada girdiğiniz metin (aradığınız ilaç, etken madde ya da hastalık adı) hesabınıza bağlı olarak kaydedilir. Bu kaydın amacı hizmeti işletmek ve güvenli tutmak, kötüye kullanımı önlemek ve hangi soruları yanıtlayamadığımızı görüp bilgi tabanımızı geliştirmektir (KVKK m.5/2-c ve m.5/2-f). Bu alanlar serbest metindir: yalnız ilaç ya da hastalık adı yazmanızı, hasta kimliği veya başka kişisel bilgi yazmamanızı öneririz. Bu kayıtlar reklam amacıyla kullanılmaz.
- Hasta dosyaları (dosya kütüphanesi): bir hastaya bağladığınız tahlil/rapor dosyaları hesabınızda şifreli (at-rest, AES tabanlı) olarak kalıcı saklanır ve siz silene dek durur. İstediğiniz an tek tek silebilirsiniz (kalıcı silme). Analiz sırasında dosya içeriği — üzerinde yazan hasta kimlik bilgileri dâhil — yanıt üretmek için yapay zeka sağlayıcısına iletilir (bkz. "Kişisel verilerin aktarımı"). Hesabınızı kapatırsanız dosyalarınız makul bir süre (en çok 30 gün) içinde kalıcı olarak silinir. Yalnız klinik olarak gerekli belgeyi yükleyin; ihtiyaç duyulmayan kimlik ve iletişim bilgilerini yüklemeden önce karartmanızı öneririz (veri minimizasyonu).
- Fatura/finans verisi: abonelik/ödeme sırasında ad-soyad, e-posta ve ödeme tutarı işlenir. Kart bilgileriniz yalnızca ödeme kuruluşumuz iyzico (Türkiye'de yerleşik, lisanslı ödeme kuruluşu) tarafından işlenir ve Klivance'a/ALFA 4N'e hiçbir aşamada ulaşmaz. Ödeme sonrası vergi durumunuza göre e-fatura veya e-arşiv fatura düzenlenir (Gelir İdaresi Başkanlığı / GİB). Bu işleme sözleşmenin ifası (m.5/2-c) ve vergi/mali mevzuata uyum (m.5/2-ç) hukuki sebeplerine dayanır. Faturanızı düzenleyebilmek için ödeme öncesinde fatura profili alınır: fatura tipi, fatura adı/ünvanı ve il; vergi mükelleflerinden ayrıca VKN/TCKN, vergi dairesi ve adres; bireysel kullanıcılardan TCKN yalnız faturayı gider göstermek istemeleri hâlinde ve isteğe bağlı olarak alınır. Bu bilgiler yalnız fatura düzenleme ve mali mevzuat yükümlülükleri için işlenir. Kimlik/diploma görseli toplanmaz.
- Hekim/mesleki beyan: kayıt sırasında unvanınızı ve branşınızı beyan edersiniz; bu beyan hesabınızla saklanır. Hesap şu anda beyan esasına dayanır. İleride belge veya kurumsal e-posta ile doğrulama eklenirse yalnızca doğrulama sonucu (doğrulandı/yöntem/tarih) saklanır; belge görseli ve kimlik numarası kalıcılaştırılmaz (doğrula-saklama ilkesi).
Kişisel verilerin aktarımı
- Yapay zeka altyapısı: sorularınız, hasta defterindeki klinik notlarınız (girdiyseniz hastanın adı dâhil) ve yüklediğiniz belgeler, yanıtı üretmek için hizmet aldığımız yapay zeka altyapısında işlenir. Bu veriler yalnız size klinik karar-destek yanıtı üretmek için kullanılır; pazarlama için kullanılmaz ve satılmaz.
- iyzico (Türkiye'de yerleşik, lisanslı ödeme kuruluşu): ödeme işleme; kart verileriniz Klivance'a hiçbir aşamada ulaşmaz.
- Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB): e-fatura/e-arşiv düzenleme ve vergi yükümlülükleri.
- Dış muhasebe firması (veri işleyen sıfatıyla) ve gerektiğinde hukuki danışman/avukat.
- Yetkili kamu kurumları (mahkeme, denetim) — yalnızca yasal talep hâlinde.
Şirket içi erişim
Hesabınızın ve kayıtlarınızın tamamına, ALFA 4N’in sınırlı sayıdaki yetkili yöneticisi hesap kimliğinizle (ad-soyadınız ve e-posta adresiniz görünür olacak şekilde) erişebilir. Bu erişim; sohbetleriniz ve ürettiğimiz yanıtlar ile hasta defterinizin içeriğini — hasta kodu ya da girdiyseniz hastanızın gerçek adı, anlatı, kronik durumlar, ilaçlar, ziyaret notları, yüklediğiniz dosyaların adları ve bu dosyalardan çıkarılan metin — kapsar. Erişim yalnız şu amaçlarla yapılır: destek talebinizi çözmek ve hizmeti işletmek (KVKK m.5/2-c), güvenlik ve kötüye kullanım incelemesi ile hizmeti geliştirmek ve bilgi tabanı açıklarını tespit etmek (m.5/2-f), ve yasal talepleri yanıtlamak (m.5/2-ç). Bu veriler pazarlama için kullanılmaz ve satılmaz. Her erişim — hangi hasta kaydına bakıldığı dâhil — aşağıdaki "Yönetici erişim kayıtları" maddesinde açıklandığı gibi kayıt altına alınır. Hasta defterine hangi veriyi gireceğinize siz karar verirsiniz; yalnız klinik olarak gerekli olanı girmenizi öneririz.
Amaç ve hukuki sebep
Verilerinizi; hizmeti sunmak, hesabınızı yönetmek, aboneliği/ödemeyi tahsil etmek, faturalandırmak, hizmeti güvenli tutmak ve hizmeti geliştirmek için işleriz. Hukuki sebepler (KVKK m.5/2): sözleşmenin kurulması/ifası (m.5/2-c), hukuki yükümlülük (m.5/2-ç — vergi/TTK) ve meşru menfaat (m.5/2-f — hizmet güvenliği ile hizmetin geliştirilmesi ve bilgi tabanı açıklarının tespiti). Hasta defterine hastanın adını girmeniz hâlinde işlenen veri özel nitelikli kişisel veri (KVKK m.6) hâline gelir; bu durumda hastanın aydınlatılması ve gereken rızanın alınması hekim olarak size aittir. Takma kod kullanmayı sürdürürseniz kayıtlarda hasta kimliği bulunmaz; kaydın geri kalan klinik içeriği (anlatı, kronik durumlar, ilaçlar, ziyaret notları, dosyalar) her hâlükârda saklanır ve "Şirket içi erişim" maddesi kapsamındadır. Verilerinizi pazarlama amacıyla üçüncü taraflara satmayız.
Saklama süreleri
- Mali/fatura kayıtları: 10 yıl (VUK m.253, BK m.146).
- Hesap ve kullanım verisi: hesabınız açık olduğu sürece; hesap kapanışında makul süre içinde silinir.
- Araç kullanım kaydı: hesabınız açık olduğu sürece saklanır; hesabınızı kapattığınızda hesabınızın geri kalanıyla birlikte kalıcı olarak silinir.
- Hasta dosyaları: siz silene dek; hesabınızı kapatırsanız en çok 30 gün içinde kalıcı silinir.
- Çerez verileri: en fazla 2 yıl.
- Ücretsiz deneme kaydı: ücretsiz deneme süresi e-posta adresi başına bir kez
verilir. Bunu uygulayabilmek için, hesabınız silinse dahi e-posta adresinizin
geri çevrilemez tek-yönlü özeti (tuzlu HMAC) saklanır. Bu kayıt e-posta adresinin
kendisini içermez, sizinle iletişim kurmak veya pazarlama için kullanılamaz; tek işlevi
"bu adres daha önce ücretsiz deneme aldı mı" sorusunu yanıtlamaktır — bu bilgi
yönetici panelinde ayrıca "bu hesap aynı adresle daha önce açılmış" işareti
olarak gösterilir. Hukuki dayanak: kötüye kullanımın önlenmesine yönelik meşru menfaat.
- Yönetici tarafından kapatılan üyelikler: bir üyeliği biz kapatırsak
(ör. talep üzerine ya da kötüye kullanım nedeniyle) hesap kaydınızın bir kopyası ve
kullanım/ödeme özeti yönetim arşivimizde süresiz saklanır: ad, e-posta, telefon,
doğum tarihi, ülke/şehir, unvan/branş, onay kaydı ve varsa fatura bilgileri (vergi kimlik numarası, adres).
Klinik veriler (sohbetler, hastalar, dosyalar) bu kopyaya girmez ve silinir.
Parolanızın özeti, e-posta doğrulama/parola sıfırlama anahtarları, IP adresiniz ve
reklam tık kimliğiniz de arşive taşınmaz. Hukuki dayanak: mali kayıtların
eşleştirilmesi ve onayların ispatı (m.5/2-ç ve m.5/2-f).
Kendi talebinizle (unutulma hakkı) hesabınızı sildirirseniz bu arşiv kopyası
alınmaz; yalnız kimlik içermeyen bir sayaç (kaç hesabın silindiği) tutulur.
- Silinen üyeliklerden korunan sorular: hizmeti geliştirmek ve bilgi tabanı
açıklarını görmek için, silinen hesaplardaki klinik soru ve yanıt metinleri hesaptan
KOPARILARAK saklanır: bu kayıtlarda hekim kimliği, e-posta ya da hesap numarası
bulunmaz ve hangi hekime ait olduğu geri bulunamaz. Saklama süresi süresizdir.
Hukuki dayanak: hizmetin iyileştirilmesine yönelik meşru menfaat (m.5/2-f). ⚠ Soru
metnini siz yazdığınız için, serbest metne kimlik bilgisi yazmamanız önemlidir.
- Yönetici erişim kayıtları: hesabınıza ait kaydı bir yöneticimizin ne zaman
açtığı ya da değiştirdiği güvenlik amacıyla kayıt altına alınır: erişim tarihi ve saati,
erişilen yüzey, yapılan işlem, erişen yöneticinin hesap numarası ve — hasta defterinize
bakıldıysa — hangi hasta kaydına bakıldığı. Bu kayıt erişimin kendisini
gösterir: görüntülenen içeriğin (soru, yanıt, hasta notu ya da dosya metni) bir kopyası
kaydın içine alınmaz. İçeriğin kendisi hesabınızda durmaya devam eder ve yukarıdaki
"Şirket içi erişim" maddesi kapsamındadır.
Kayıt, hesabınız kapandıktan sonra da 24 ay saklanır ve bu sürenin
sonunda kendiliğinden silinir; amacı, hesabınıza kimin eriştiğini sonradan da
gösterebilmektir. Hukuki dayanak: veri güvenliğine ilişkin hukuki yükümlülük
(KVKK m.12/1 ve m.5/2-ç).
Yukarıdaki üç madde, "hesap kapanışında silinir" kuralının
istisnalarıdır — bilerek ve açıkça yazılmıştır. Bu kayıtların silinmesini talep etmek
için KVKK m.11 haklarınızı kullanabilirsiniz. ⚠ Yönetici erişim kayıtları bakımından bu hak
sınırlıdır: bu kayıtlar veri güvenliğine ilişkin hukuki yükümlülük gereği tutulur ve saklama
süresi dolmadan silinemez.
Çerezler
Site, kullanım deneyimini ölçmek için zorunlu (teknik) ve analitik çerezler kullanır. Zorunlu çerezler için rızanız aranmaz; analitik çerezler için tercihinizi tarayıcınızdan yönetebilirsiniz.
Haklarınız (KVKK m.11)
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi ve düzeltme talep etme, silinmesini/yok edilmesini isteme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, münhasıran otomatik analize itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde tazminat talep etme haklarına sahipsiniz. Başvuru: info@klivance.com, KEP alfa4n@hs01.kep.tr ya da yazılı olarak şirket adresimize. Talebiniz en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır. Bu Aydınlatma Metni gerektiğinde güncellenir; güncel sürüm bu sayfada yayımlanır.